Para qué sirve Tasks
Toda academia funciona gracias a un trabajo que no se ve desde el tatami. Hay que barrer las colchonetas, se acaban las toallas de papel, hay que perseguir waivers y el calentador falla justo la semana que lo necesitas. Tasks es el lugar para anotar ese trabajo, para que deje de vivir en tu cabeza y en mensajes de texto.
Encuentra Tasks en la barra lateral, dentro del grupo OPERATIONS. La página lo resume así: "Keep the work behind the scenes moving."
Usa Tasks cuando quieras:
- Anotar un pendiente antes de que se te olvide y marcarlo como hecho cuando esté listo.
- Darle un pendiente a un coach para que quede claro quién lo tiene.
- Dejar que una tarea rutinaria vuelva sola en vez de acordarte cada semana.
- Ligar un seguimiento a un estudiante en particular.
- Estar pendiente de los insumos que se acaban.
Antes de empezar
- Inicia sesión en MatAdmin como dueño de la academia o como admin.
- Decide quién más en el gimnasio va a trabajar desde la lista. Tasks sirve de verdad cuando tus coaches la abren.
- Si vas a ligar una tarea a un estudiante, agrega primero a ese estudiante en MatAdmin.
No necesitas configurar nada antes de tu primera tarea. Una lista vacía es un punto de partida normal.
Crear una tarea
Una tarea es un pendiente con un título. Todo lo demás en el formulario es opcional, así que puedes anotar algo en segundos y agregar detalle después.
- Abre Tasks desde la barra lateral, en OPERATIONS.
- Selecciona + Add task, arriba a la derecha de la página.
- Escribe un Title. Es el único campo obligatorio. Que sea concreto, como sugiere el ejemplo del campo: "Sweep the mats".
- Elige una Category para poder encontrar el pendiente después. Las categorías son Facility, Supplies, Equipment, Admin, Students y General.
- Usa Assign to si una persona en particular debe hacerse cargo. Déjalo sin asignar si cualquiera puede tomarlo.
- Usa Regarding para ligar la tarea a un estudiante específico, útil para seguimientos como un waiver que falta.
- Pon una Due date si el pendiente corresponde a un día en particular.
- Agrega Notes con lo que la siguiente persona necesita saber, por ejemplo en qué bodega están los insumos.
- Selecciona Save task.
Cancel cierra la ventana sin guardar, así que no se agrega nada si cambias de opinión.
Hacer que una tarea se repita
Hay trabajo que nunca termina del todo. Las colchonetas se barren después de cada sesión y el botiquín se revisa cada mes. En vez de anotar eso otra vez cada ocasión, haz que la tarea se repita.
Repeat está en la misma ventana de Add task. Las opciones son None, Daily, Weekly y Monthly.
Elegir cualquiera que no sea None abre un campo de intervalo, para que puedas decir cada día o cada tres días, no solo el espaciado obvio. Elegir Weekly además muestra una fila de botones de días, de Mon a Sun, para que una tarea caiga en más de un día de la semana.
Debajo de esos controles, MatAdmin te devuelve el calendario en lenguaje sencillo, por ejemplo "Weekly on Mon, Wed, Fri". Lee esa línea antes de seleccionar Save task. Es la forma más rápida de detectar una repetición que no querías.
Trabajar tu lista de tareas
La página de Tasks tiene dos pestañas. To do es el trabajo abierto. Completed es el historial.
La lista de To do se ordena sola en secciones para que no tengas que leerla completa. Lo que ya pasó de su fecha queda arriba, bajo OVERDUE, en rojo. El trabajo de hoy queda bajo TODAY. Lo que anotaste sin fecha queda bajo NO DUE DATE.
Cada fila muestra una casilla, el título de la tarea, una etiqueta con su categoría, la indicación de repetición cuando la tarea se repite, y la fecha de vencimiento.
Arriba de la lista hay dos filtros. Uno limita por a quién está asignada la tarea (All, Me o Unassigned). El otro limita por categoría (All categories, o cualquiera de las seis). "Me" junto con To do es una buena forma de que un coach vea solo su propio trabajo.
Marca la casilla junto a una tarea para completarla. Sale de To do y aparece en la pestaña Completed, donde puedes ver quién la completó y cuándo. Si algo se marcó por error, selecciona Undo en esa fila.
Controlar los insumos con Supply shelf
Supply shelf es un panel en la página de Tasks que lista los insumos que el gimnasio tiene a la mano. Responde algo que la lista de tareas por sí sola no puede: qué estamos a punto de acabar.
Cuando notes que algo se está acabando, selecciona Running low, arriba a la derecha de la página, para marcar ese insumo como pendiente de reponer. Los insumos marcados muestran una etiqueta Restock Needed en el panel, para que quien haga la próxima compra vea toda la lista de un vistazo.
Cuando el insumo ya esté de vuelta, selecciona Mark restocked en ese insumo para quitar la etiqueta.
Ver las tareas de hoy en tu Dashboard
No tienes que abrir Tasks para saber qué está esperando. Tu Dashboard muestra una tarjeta Tasks due today, y lo que pasó de su fecha aparece marcado como Overdue.
Selecciona View all en esa tarjeta para ir a la lista completa cuando quieras el detalle.
Problemas comunes
Si una tarea que acabas de crear no aparece en la lista, revisa los dos filtros de arriba. Un filtro de categoría o de asignación que quedó de antes puede esconder una tarea que sí existe.
Si una tarea desapareció por completo, búscala en la pestaña Completed. Alguien pudo haberla marcado como hecha. Selecciona Undo para regresarla a To do.
Si una tarea repetida no está cayendo en los días que esperabas, ábrela y lee la línea de calendario en lenguaje sencillo debajo de los controles de repetición. Esa línea es lo que MatAdmin guardó, y ahí suele aparecer un botón de día o un intervalo de más.
Si un insumo sigue mostrando Restock Needed después de que llegó la compra, todavía le falta Mark restocked. Reponer es un paso que alguien confirma, no algo que MatAdmin pueda notar solo.
Cuándo contactar a soporte
Contacta a soporte si una tarea recurrente no vuelve en su siguiente fecha. Incluye el título de la tarea y la línea de calendario que viste al guardarla.
¿Necesitas ayuda? Contacta a soporte en support@matadmin.app e incluye el nombre de tu academia y una descripción breve del problema.