Para qué sirven los anuncios
Un anuncio es un solo correo de texto simple que envías a un grupo de miembros al mismo tiempo. Úsalo para noticias que muchos miembros necesitan: un cambio de horario, un cierre por día festivo, un seminario o un recordatorio de un examen de cinta.
Cada anuncio muestra el nombre de tu gimnasio como remitente, seguido de "via MatAdmin". Cuando un miembro responde, la respuesta llega a la dirección Reply-To de tu gimnasio, no a MatAdmin.
Puedes enviar un anuncio a:
- Todos, o solo adultos, o solo niños.
- Los miembros de un programa, como Kids BJJ. Es decir, los miembros que tienen un rango en ese programa.
- Los miembros de un plan de membresía.
Para cada grupo, también eliges qué estados de membresía incluir.
Antes de empezar
Los anuncios vienen con una suscripción de pago de MatAdmin, o con acceso de cortesía de MatAdmin. Los gimnasios con el plan gratuito o en una prueba gratuita no ven New announcement ni Sent announcements. Si la suscripción termina, todavía puedes abrir Sent announcements y detener un anuncio que se está enviando, pero no puedes escribir uno nuevo. Un anuncio que ya se envió sigue llegando a sus destinatarios.
El dueño y el personal pueden escribir y enviar anuncios. Hay dos ajustes que deben estar listos antes del primer anuncio, y solo el dueño del gimnasio puede cambiarlos.
- Agrega tu dirección postal. Abre Settings y busca la tarjeta Mailing address. Escribe la dirección postal de tu negocio, en hasta 4 líneas, y selecciona Save mailing address. MatAdmin imprime esta dirección al final de cada anuncio, porque el correo masivo debe incluir una dirección postal. Los miembros, y cualquier persona a quien le reenvíen el correo, pueden verla. También puedes agregarla desde el formulario del anuncio: selecciona Add mailing address arriba del formulario.
- Define la dirección Reply-To. Abre New announcement (ve la siguiente sección). Arriba del formulario, selecciona Set Reply-To, escribe una sola dirección de correo sin nombre y selecciona Save Reply-To. Usa un buzón que alguien de tu gimnasio lea. Para cambiarla después, selecciona Change junto a la dirección.
Si falta alguno de los dos, un recuadro Finish setup arriba del formulario del anuncio indica qué agregar, y Preview recipients dice qué falta. El personal ve un mensaje que le pide hablar con el dueño del gimnasio.
Escribir un anuncio
- Abre Members desde la barra lateral.
- Selecciona el menú More member actions (los tres puntos junto a Add Member).
- Selecciona New announcement.
- En Who, elige Everyone, Adults, Kids, One program o One plan. Si eliges un programa o un plan, escógelo en la lista que aparece.
- En Membership status, elige Active members, Active and trial members o All membership statuses.
- Escribe un Subject (asunto), de hasta 150 caracteres. MatAdmin envía el asunto tal como lo escribes.
- Escribe el Message (mensaje), de hasta 10,000 caracteres y con 10 enlaces como máximo. El mensaje es texto simple. MatAdmin conserva tus párrafos, y la mayoría de las aplicaciones de correo convierten los enlaces en enlaces que se pueden abrir.
- Selecciona Preview recipients.
No necesitas escribir un pie de página. MatAdmin agrega uno a cada correo con el nombre y la dirección postal de tu gimnasio, el motivo por el que el miembro recibe el correo y un enlace para darse de baja.
Revisar la vista previa
La vista previa muestra exactamente quién recibe el correo antes de enviar nada. En este paso no sale ningún correo.
Arriba, cuatro números resumen el grupo:
- Recipients: las direcciones de correo de la lista.
- Will receive: las direcciones que reciben el correo.
- Will be skipped: direcciones de la lista que no reciben el correo, porque la persona se dio de baja o la dirección está bloqueada.
- Excluded: miembros del grupo a los que MatAdmin no puede llegar por correo.
Debajo de los números, una tabla muestra cada destinatario, su dirección de correo, cómo la encontró MatAdmin (Own email o Guardian contact) y su estado.
Algunas cosas que debes saber sobre la lista:
- Un correo por dirección. Cuando dos o más miembros comparten una dirección de correo, como un padre con dos hijos, MatAdmin envía un solo correo a esa dirección. La vista previa te dice cuántas direcciones repetidas unió.
- Las direcciones omitidas siguen a la vista. Una fila omitida muestra Unsubscribed o Address blocked by the email provider. Una dirección suele quedar bloqueada cuando un correo anterior rebotó o la persona lo marcó como spam. MatAdmin vuelve a revisar al momento del envío y nunca envía a una dirección dada de baja o bloqueada.
- Miembros excluidos. La lista Excluded nombra a cada miembro al que MatAdmin no puede llegar y el motivo. Por ejemplo, un miembro sin dirección de correo y sin tutor vinculado. MatAdmin nunca toma una dirección de correo de las notas de un miembro.
Al final, Footer added to every email muestra el texto del pie de página que verán tus miembros.
Para cambiar el asunto, el mensaje o el grupo, selecciona Back to edit, haz el cambio y selecciona Preview recipients otra vez.
Llegar a los niños por medio de un tutor
Muchas veces un niño no tiene una dirección de correo propia. Si un padre, madre o tutor está vinculado al niño en MatAdmin, puedes enviar los anuncios del niño a ese tutor. MatAdmin nunca elige un tutor por ti. Una persona del personal lo elige.
- Primero vincula al tutor con el niño. Consulta Familiares y miembros vinculados.
- Prepara un anuncio que incluya al niño.
- En la lista Excluded, busca al niño. El motivo dice "No email address. Choose which linked guardian hears from the gym."
- Selecciona Set [nombre del tutor] as contact para el tutor que debe recibir los anuncios del gimnasio.
MatAdmin guarda la elección y actualiza la vista previa. El niño sale de la lista Excluded. Normalmente el niño aparece en la tabla con Guardian contact. Cuando el tutor ya recibe el anuncio, MatAdmin envía un solo correo a esa dirección, así que el niño puede compartir la fila del tutor. MatAdmin usa el mismo tutor para ese niño en los anuncios siguientes.
Cada niño tiene un solo tutor de contacto. Un tutor sin dirección de correo muestra (no email), y no puedes elegirlo hasta que agregues su dirección de correo. Un niño que tiene su propia dirección de correo recibe el anuncio en esa dirección.
Enviarte una prueba
Desde la vista previa, selecciona Send me a test para ver el correo en tu propio buzón antes que tus miembros. La prueba solo va a la dirección de correo con la que inicias sesión en MatAdmin. Usa el mensaje que escribiste y el mismo pie de página. El asunto empieza con "[Test]" para que puedas distinguirlo. Puedes enviar hasta 5 pruebas por hora.
Enviar el anuncio
- En la vista previa, selecciona Send to [número] recipients.
- Lee la confirmación y selecciona Send.
MatAdmin empieza el envío y abre Sent announcements, donde puedes seguir el avance.
Si Will receive es 0, no hay a quién enviar, y el botón de envío queda desactivado.
Revisar los anuncios enviados y detener el envío
Para ver anuncios anteriores, abre Members, selecciona More member actions y selecciona Sent announcements. Cada anuncio muestra su asunto, la fecha, un estado y un conteo breve como "42 sent, 1 bounced, 2 skipped".
Estados comunes:
- Sending: MatAdmin todavía está enviando los correos.
- Stopping: seleccionaste Stop sending y MatAdmin está terminando. Si el envío está en pausa para tu gimnasio, la fila indica que termina cuando se reanude el envío.
- Sent: los correos salieron. El conteo muestra cuántos se enviaron, rebotaron o se omitieron.
- Sent, some not confirmed: algunos correos salieron, pero MatAdmin no pudo confirmar otros.
- Cancelled: detuviste el anuncio antes de que saliera cualquier correo.
- Nothing sent o Not sent: no salió ningún correo.
Mientras un anuncio muestra Sending, puedes seleccionar Stop sending. MatAdmin no envía los correos que todavía no salieron. Los correos que MatAdmin ya entregó para su envío igual llegan. No puedes recuperar un correo que ya va en camino. Si algunos correos salieron antes de detenerlo, el estado muestra Sent y el conteo muestra el resto como omitidos.
Bajas
Cada anuncio tiene un enlace para darse de baja en el pie de página. Cuando un miembro lo usa, deja de recibir anuncios de tu gimnasio. MatAdmin omite esa dirección en todos los anuncios siguientes, y la vista previa la muestra como Unsubscribed.
El personal no puede volver a activar los anuncios para una dirección que se dio de baja.
Problemas comunes
No veo New announcement. Los anuncios necesitan una suscripción de pago de MatAdmin o acceso de cortesía. El dueño del gimnasio puede revisar el plan en Billing, en la pestaña Subscription. Si la suscripción está activa y todavía no ves New announcement, contacta a soporte.
El formulario dice que no hay una dirección Reply-To. El dueño del gimnasio debe definirla. El dueño ve Set Reply-To arriba del formulario del anuncio.
El formulario pide la dirección postal del gimnasio. El dueño del gimnasio debe agregarla. El dueño ve Add mailing address arriba del formulario del anuncio, o puede usar la tarjeta Mailing address en Settings. Preview recipients no está disponible hasta que la dirección postal y la dirección Reply-To estén definidas.
"Nobody in this audience has an email address to send to." Ningún miembro del grupo tiene una dirección de correo ni un tutor de contacto. Revisa la lista Excluded, elige un tutor de contacto cuando puedas o escoge otro grupo.
"The roster changed since the preview. Prepare it again." Alguien agregó, quitó o cambió un miembro después de que preparaste la vista previa. Selecciona Back to edit, luego Preview recipients otra vez, y revisa la nueva lista.
"This preview expired. Prepare it again." Una vista previa es válida por poco tiempo. Prepárala otra vez y envía.
"An announcement with the same subject and message was sent in the last 10 minutes." MatAdmin lo detiene para que tus miembros no reciban el mismo correo dos veces. Primero revisa Sent announcements. Si de verdad necesitas enviarlo otra vez, cambia el asunto o el mensaje.
Un miembro dice que no recibió el correo. Revisa la dirección de correo en su perfil de miembro. Pídele que busque en su carpeta de spam. Luego prepara una nueva vista previa que lo incluya y mira su fila: muestra si la dirección está Unsubscribed o bloqueada.
Cuándo contactar a soporte
Contacta a soporte si:
- Un anuncio se queda en Sending por mucho tiempo.
- Ves un mensaje que dice que los anuncios están desactivados para tu gimnasio.
- Un miembro se dio de baja por error y quiere volver a recibir anuncios.
¿Necesitas ayuda? Contacta a soporte en support@matadmin.app e incluye el nombre de tu academia, el asunto del anuncio y una descripción breve del problema.