Para qué sirve la página de visitas sin cita
La página de visitas sin cita permite que una persona escriba sus datos y firme el acuerdo publicado de tu academia en una tableta. Tu personal no tiene que escribir los datos de la persona. Una visita completada aparece en Leads y crea un registro de estudiante inactivo con el acuerdo firmado.
Usa esta página cuando alguien llegue a la academia y necesite compartir sus datos de contacto y firmar el acuerdo. Firmar no inscribe a la persona, no le asigna un plan, no activa su registro ni inicia los cobros a estudiantes. Tus formularios de consultas del sitio web y el quiosco de Self Check-In siguen funcionando igual.
Antes de empezar
- Inicia sesión como dueño de la academia. Solo un dueño puede activar, desactivar o reemplazar el enlace de recepción.
- Publica primero tu acuerdo en inglés. MatAdmin no permite activar el enlace sin él. También puedes publicar un acuerdo en español. Si no lo publicas, la persona que elija español verá el acuerdo en inglés con un aviso.
- Elige una tableta para recepción y decide quién puede acceder al enlace. Mantenlo privado porque quien lo tenga puede enviar un registro de visita.
Configurar la página de visitas sin cita
- Abre Leads y selecciona la pestaña Front desk. La página Kiosk también tiene un enlace a ella.
- Busca la tarjeta Front desk walk-in y activa el enlace.
- Copia el enlace y ábrelo en el navegador de la tableta de tu academia.
- Deja la tableta en esa página para las visitas. El personal puede abrir el panel por separado para revisar las visitas en Leads.
Para dejar de usar la página, desactiva el enlace. Deja de funcionar de inmediato. Si compartieron el enlace con alguien que no debería tenerlo, selecciona Replace link en la misma tarjeta. El enlace anterior deja de funcionar de inmediato y termina cualquier registro en curso. Copia el nuevo enlace y ábrelo en la tableta.
Lo que hace la persona visitante
Primero, la persona elige si es el adulto que va a entrenar o si es padre, madre o tutor legal y firma por un menor. Si es por un menor, escribe el nombre del participante y elige Parent o Legal guardian. Quien firma escribe su nombre y al menos una forma de contacto: correo electrónico o teléfono. Un adulto también puede abrir la sección opcional de contacto de emergencia y agregar un nombre y un teléfono. Si es por un menor, el padre, madre o tutor que firma queda como contacto de emergencia. Luego selecciona Continue to agreement para leer el acuerdo publicado.
La persona escribe su firma y selecciona Sign and finish. La página indica si la firma quedó registrada, si el personal debe continuar o si la firma no se registró. El mensaje no muestra datos personales. La persona puede seleccionar Next visitor y la página también vuelve sola a un formulario en blanco después de 20 segundos.
Si alguien sigue leyendo o llenando el formulario después de cinco minutos sin actividad, la página muestra un aviso y una cuenta regresiva de 30 segundos. Puede seleccionar Continue para tener más tiempo. Si no lo hace, el formulario se borra y vuelve a una página en blanco.
Lo que recibe tu academia
Una firma completada crea una consulta en Leads con el canal Front desk y un registro de estudiante inactivo en Members con el acuerdo firmado. El estudiante no tiene un plan, no está activo y no tiene cobros a estudiantes iniciados. Firmar no equivale a inscribirse.
Si los datos coinciden mucho con los de un estudiante existente, MatAdmin pausa la visita antes de pedir una firma. La persona ve un mensaje general que le pide hablar con recepción. En Leads, el personal abre la visita y elige Verify this walk-in. Puede conectarla con el estudiante existente o crear un estudiante nuevo. La verificación solo resuelve el registro del estudiante. Si aún hace falta firmar un acuerdo, el personal puede continuar con el proceso de firma de ese estudiante.
La persona puede inferir que existe un registro coincidente si se le pide hablar con recepción en vez de firmar de inmediato. Mantén privado el enlace y reemplázalo si se filtra.
Proteger la privacidad y compartir la tableta
La página no guarda los datos de las visitas en el almacenamiento del navegador. Borra los datos y la firma cuando se completa una visita, cuando queda pendiente de verificación del personal, cuando la persona termina el registro con End this intake o cuando se borra por inactividad. No queda nada en pantalla de la persona anterior para la siguiente.
La página de visitas sin cita y el quiosco de Self Check-In son páginas distintas con enlaces separados. En una misma tableta, el personal puede cambiar entre las pestañas del navegador o volver a abrir el enlace de la página que necesita. No hay un acceso directo dentro de las páginas para cambiar entre ellas. Algunas academias prefieren usar una segunda tableta para dejar cada página lista en su propio dispositivo.
Si un iPad está limitado a una página con Guided Access de Apple, el personal debe salir de Guided Access antes de cambiar de página. Haz triple clic en el botón lateral o, en un iPad antiguo, en el botón de inicio. Ingresa el código de Guided Access. Luego desactívalo, o abre la otra página y vuelve a iniciar Guided Access allí. Guided Access es un ajuste del iPad, no una función de MatAdmin.
Problemas comunes
Si la página de recepción dice que el enlace no está disponible, pídele a un dueño que compruebe que esté activado en Leads > Front desk y que estén usando el enlace actual. Un enlace desactivado o reemplazado ya no funciona.
Si el dueño no puede activar el enlace, confirma que se haya publicado un acuerdo en inglés. Después de publicarlo, vuelve a la tarjeta Front desk walk-in.
Si a la persona le piden hablar con recepción antes de firmar, abre Leads y revisa las visitas pendientes de verificación. Resuelve el registro del estudiante allí antes de continuar con cualquier firma necesaria.
Si la persona ve que su firma no se registró, pídele que hable con el personal. Revisa el acuerdo del estudiante antes de pedirle que firme otra vez.
Cuándo contactar a soporte
Contacta a soporte si el enlace activado y actual sigue apareciendo como no disponible, si a una persona le dijeron que su firma quedó registrada pero no aparece en el acuerdo del estudiante, o si no hay ningún estudiante coincidente para verificar una visita pendiente. Incluye el nombre de tu academia, la hora aproximada y lo que vio la persona.
¿Necesitas ayuda? Contacta a soporte en support@matadmin.app e incluye el nombre de tu academia y una descripción breve del problema.