Para qué sirve Leads
Alguien visita tu sitio web, quiere hacer una pregunta o probar una clase, y llena un formulario corto. Ese interés antes terminaba en un correo, en un hilo de mensajes o en ningún lado. Leads es el lugar de MatAdmin donde llegan esas consultas, donde tu equipo anota qué pasó después y donde una consulta se conecta con el estudiante en que se convierte.
Encuentra Leads en la barra lateral. El personal puede ver y trabajar las consultas. Los dueños además administran los formularios del sitio web, las alertas, las exportaciones y los controles de datos personales que se describen abajo.
Usa Leads cuando quieras:
- Poner un formulario de contacto o de interés en una clase de prueba en tu propio sitio web sin un desarrollador.
- Enterarte en el momento en que llega una consulta nueva y ver todas las abiertas en una sola lista.
- Guardar notas y una tarea de seguimiento en cada consulta para que nada se pierda entre turnos.
- Conectar una consulta con el estudiante en que se convierte, para que su historial empiece desde el primer hola.
Enviar el formulario nunca reserva una clase, inicia una prueba, cobra un pago ni le manda al visitante un correo o un mensaje de texto. Tu equipo decide qué pasa después y contacta a la persona con tu propio teléfono y correo.
Antes de empezar
- Inicia sesión como dueño de la academia para publicar un formulario. El personal puede trabajar las consultas, pero no puede publicar ni reemplazar formularios.
- Ten claro en qué página de tu sitio web irá el formulario. Vas a pegar un bloque de código en esa página, así que necesitas acceso al editor de tu sitio.
- Las alertas al dueño llegan a la misma dirección de correo que MatAdmin ya usa para tu cuenta. Confirma que sea una bandeja que revisas.
Publicar un formulario en tu sitio web
Hay dos formularios y puedes publicar uno o los dos. Contacto sirve para hacer una pregunta. Interés en clase de prueba dice que alguien quiere probar una clase. Piden los mismos datos; el de prueba también pregunta para quién es la clase, así un padre o madre puede escribir por su hijo.
- Abre Leads y selecciona la pestaña Website forms.
- Elige el formulario. Agrega una Interest label opcional si quieres que el formulario nombre un programa u oferta, por ejemplo "BJJ adultos" o "Semana de prueba gratis".
- Selecciona Save y usa la vista previa para ver exactamente lo que verá un visitante.
- Activa el formulario. Un formulario apagado muestra a los visitantes una página de "no disponible" y no acepta nada.
- Selecciona Copy iframe code y pégalo en la página de tu sitio web. El formulario aparece dentro de tu página y funciona sin cookies ni scripts adicionales.
- Si tu constructor de sitios no admite un iframe, usa el Standalone link. Abre el mismo formulario en una página de MatAdmin y puedes poner ese enlace detrás de un botón.
Si después cambias la etiqueta de interés o el tema, se actualizan todas las copias del formulario que ya están en tu sitio. No hay que pegar nada de nuevo.
Replace form link crea un enlace nuevo y detiene el anterior de inmediato, incluido cualquier iframe que ya esté en tu sitio. Úsalo solo si el enlace anterior debe dejar de funcionar, y luego pega el código nuevo.
Enterarte cuando llega una consulta
Cada consulta envía una alerta al correo del dueño. La alerta dice que llegó una consulta y enlaza a ella; nunca incluye el mensaje del visitante, así que un correo reenviado o filtrado no expone nada.
Las alertas tienen un tope para que una avalancha de envíos no llene tu bandeja: 30 correos de alerta por hora y 100 por día, por gimnasio. Pasado el tope, la consulta igual se guarda y la alerta se marca como Owner alert limited en la consulta.
Cada consulta muestra el estado de su alerta. Si una muestra Owner alert failed o Delivery uncertain, un dueño puede abrir la consulta y elegir Retry owner alert en Actions. Una alerta incierta puede haberse entregado ya, así que el reintento te pide aceptar la posibilidad de un duplicado.
Tu Dashboard también muestra una tarjeta New leads mientras alguna consulta siga marcada como New.
Trabajar una consulta
La pestaña Inquiries lista todas las consultas, la más reciente primero. Filtra por New, In progress, Closed o All, y busca por nombre, correo o teléfono.
Abre una consulta para ver las palabras del propio visitante arriba: nombre de contacto, correo, teléfono, para quién es la prueba y el mensaje. Ese bloque es lo que envió el visitante y nunca cambia.
Debajo trabaja tu equipo:
- Los botones de Contact abren tu propia app de correo o de teléfono, o copian la dirección o el número. Abrir una app no registra ni cambia nada; MatAdmin nunca le envía nada al visitante.
- Next task muestra la tarea de seguimiento abierta más próxima de esta consulta. Selecciona Add follow-up task para crear una con responsable y fecha límite. Aparece en Tasks como cualquier otro trabajo, y completarla no cierra la consulta.
- Staff notes es un registro continuo de lo que pasó, con autor y hora en cada nota. Las notas están separadas del envío del visitante y no se pueden editar después, así el registro se mantiene honesto.
Usa Actions para avanzar la consulta. Start follow-up la marca como In progress. Mark handled la cierra. Reopen la vuelve a abrir. Abrir una consulta nunca cambia su estado; tu equipo siempre dice qué pasó.
Mark as spam cierra una consulta que no es una persona real. El spam queda fuera del conteo de New y de los reintentos de alerta.
Conectar una consulta con un estudiante
Cuando alguien de una consulta se inscribe en el gimnasio, conecta la consulta con su registro de estudiante. La sección Student al final de la consulta muestra cómo.
Possible matches lista los estudiantes existentes que comparten el correo, el teléfono o el nombre de la consulta, incluido el nombre del participante en una solicitud de prueba para un menor. Son sugerencias. Es común que una familia comparta teléfono o correo, así que MatAdmin nunca fusiona ni elige por ti. Selecciona Connect en la fila correcta, o usa Find another student para buscar en todo el listado.
Si la persona es nueva, abre Create a new student. El formulario empieza con los datos de la consulta. En una solicitud de prueba para un menor, elige quién es el estudiante: el adulto que escribió o el menor nombrado en el formulario. Elegir al menor mueve el nombre y el teléfono del adulto a los campos de contacto de emergencia. Revisa cada campo y selecciona Create and connect.
Un estudiante creado así empieza inactivo y sin plan, y su registro indica que llegó por una consulta del sitio web. Conectar una consulta no es una inscripción. Asigna un plan, cobra y registra la asistencia en el registro del estudiante igual que con cualquier otra persona.
Una vez conectada, la consulta muestra el nombre del estudiante y un botón View student, y el registro del estudiante muestra una tarjeta Website inquiry que lleva de vuelta. Si se conectó al estudiante equivocado, un dueño puede seleccionar Disconnect y conectar al correcto. Las tareas de seguimiento conservan el estudiante que ya tenían.
Exportar y datos personales
Los dueños pueden seleccionar Export inquiries arriba de Leads para obtener un CSV de todas las consultas, con las notas del personal, el texto de las tareas de seguimiento y el estudiante conectado. La exportación completa del gimnasio en Settings también incluye consultas, notas, tareas y tareas completadas.
Si una persona te pide eliminar sus datos, abre su consulta y elige Redact personal details en Actions. Esto borra de forma permanente sus datos de contacto, el mensaje, las notas del personal y el texto de las tareas de seguimiento, y conserva el registro no identificable de que existió una consulta y se atendió. Un registro de estudiante conectado no se elimina; atiende eso por separado desde el propio registro del estudiante si lo pide.
Quien solo dejó un número de teléfono no tiene un correo desde el cual escribir. Busca en Leads por su número de teléfono para encontrar la consulta, confirma que es suya y redáctala de la misma forma.
Problemas comunes
Si un formulario en tu sitio web muestra "This inquiry form is not available", el formulario está apagado o su enlace fue reemplazado. Actívalo en Website forms o pega de nuevo el código actual.
Si una consulta no aparece en la lista, revisa el filtro de estado. Las consultas nuevas solo aparecen en New o All, y una marcada como spam solo aparece en Closed con el motivo Spam.
Si un estudiante que esperas ver en Possible matches no está, su registro no comparte el correo, el teléfono ni el nombre exacto de la consulta. Usa Find another student para buscarlo directamente.
Si la sección Student dice que no está disponible, MatAdmin está en medio de una actualización. La consulta sigue ahí; vuelve a intentarlo en unos minutos.
Cuándo contactar a soporte
Contacta a soporte si una alerta al dueño sigue fallando después de reintentarla, o si un formulario activado sigue mostrando la página de no disponible. Incluye el nombre del formulario y la hora en que se recibió la consulta.
¿Necesitas ayuda? Contacta a soporte en support@matadmin.app e incluye el nombre de tu academia y una descripción breve del problema.