Qué te ayuda a hacer
Usa créditos de pases de clases para estudiantes que pagan por una cantidad específica de clases en vez de depender solo de una membresía mensual.
El saldo del pase permanece en el registro del estudiante y no vence. MatAdmin registra compras, ajustes de créditos, uso en clases y créditos devueltos en un solo historial.
Antes de empezar
Solo el dueño del gimnasio puede registrar un pago de pase de clases o ajustar créditos.
Ten listos el monto del pago, el método de pago, la fecha de pago y la cantidad de créditos. Registrar la compra crea un pago de estudiante. No cambia la próxima fecha de cobro de la membresía mensual.
Agregar un pago de pase de clases
- Abre Miembros y selecciona al estudiante.
- Busca Pase de clases en su registro.
- Selecciona Agregar pase de clases.
- Ingresa la cantidad de créditos, el monto, el método y la fecha del pago.
- Si el estudiante está inactivo, deja seleccionada la opción También activar a este estudiante cuando quieras que pueda registrar entrada ahora.
- Selecciona Registrar pago y agregar 10 créditos una sola vez. El número del botón cambia según la cantidad que ingreses.
- Lee el recibo guardado antes de cerrar el formulario.
El pago y los créditos se guardan antes de que MatAdmin intente activar a un estudiante inactivo. Si el límite de estudiantes del plan gratuito bloquea la activación, el recibo indica que el pago y los créditos se guardaron y que el estudiante sigue inactivo. Cambiar de plan o activar al estudiante después no elimina los créditos guardados.
Si desmarcas También activar a este estudiante, el estudiante sigue inactivo. Los créditos quedan guardados para después.
Ajustar un saldo
Usa Ajustar créditos por uno de estos motivos:
- Saldo inicial al llevar un saldo existente a MatAdmin.
- Créditos de cortesía cuando el gimnasio otorga clases sin recibir un pago.
- Corrección de saldo al corregir un saldo equivocado.
Ingresa un número positivo para agregar créditos o uno negativo para quitarlos. MatAdmin muestra el saldo antes y después. Un cambio que deja un saldo negativo requiere una confirmación adicional.
Un ajuste no crea un pago ni emite un reembolso. Devuelve dinero mediante el proceso de pago normal de tu gimnasio. Usa una corrección de saldo solo cuando el registro de créditos también necesite corregirse.
Cómo usa créditos el registro de entrada
Una membresía mensual vigente o una prueba vigente cubre primero la asistencia. Cuando aplica esa cobertura, MatAdmin conserva los créditos guardados del estudiante.
Cuando no hay una membresía vigente que cubra la clase, el registro de entrada usa un crédito. Una clase registrada usa un crédito. Registrar otra vez al mismo estudiante en la misma clase no usa un segundo crédito.
Cuando el saldo está en cero, el kiosco de autoservicio le pide al estudiante que se acerque a recepción. El personal o el dueño pueden elegir Registrar de todos modos en la asistencia manual después de revisar el saldo negativo previsto. Un saldo negativo de créditos no es una deuda en dólares y no crea un cobro automático.
Quitar un registro de entrada que usó un crédito devuelve ese crédito una sola vez. Agregar al estudiante de nuevo registra un uso nuevo. Para una clase pasada, MatAdmin muestra Usa 1 crédito o Cubierto por la membresía vigente antes de guardar la corrección.
Conteo de estudiantes activos y estudiantes inactivos
MatAdmin cuenta a un estudiante una sola vez cuando se cumple una de estas condiciones:
- El estado del estudiante es activo.
- El estudiante tiene una cuenta de pase de clases y su estado es prueba o vencido.
Un estudiante con membresía mensual y pase de clases cuenta una sola vez. Los saldos positivos, en cero y negativos cuentan igual. Los estudiantes con pase que están inactivos, congelados o cancelados no cuentan y no pueden usar sus créditos para registrar entrada en vivo.
El límite de estudiantes nunca bloquea el registro de un pago, saldo inicial, crédito de cortesía, corrección o crédito devuelto. Activar a un estudiante inactivo es un paso separado y puede quedar bloqueado por el límite del plan gratuito.
Qué debería pasar después
El registro del estudiante muestra el saldo actual, indica que los créditos no vencen y presenta primero la actividad más reciente. Las listas de miembros y asistencia muestran con claridad los saldos bajos, vacíos y negativos.
Errores comunes
- Registrar la misma compra otra vez después de un error de conexión incierto. Vuelve a intentar desde el mismo formulario abierto para que MatAdmin reconozca la solicitud original. Si cierras el formulario, revisa el historial de créditos y pagos antes de registrar una compra nueva.
- Usar un ajuste de créditos para representar un reembolso.
- Suponer que agregar créditos activa a un estudiante inactivo, congelado o cancelado.
- Suponer que la cobertura mensual consume un crédito guardado.
- Tratar un saldo negativo de créditos como dinero adeudado.
Cuándo contactar a soporte
Contacta a soporte cuando un recibo guardado no coincida con el historial de pagos, falte un crédito devuelto después de quitar una entrada o no puedas explicar una entrada en el historial de créditos.