Qué te ayuda a hacer
Usa promociones para registrar cambios de rango de artes marciales de un estudiante.
Las decisiones de promoción son manuales y controladas por el dueño. MatAdmin guarda el registro de promoción, actualiza la cinta actual del estudiante y mantiene un historial de promociones en el perfil del miembro.
Este artículo trata sobre registrar actividad de promoción. La configuración de Belt Ranks es un flujo separado.
Para qué lo usan normalmente los dueños de gimnasios
Usa registros de promoción cuando necesitas:
- Registrar que un estudiante avanzó a una cinta o grado.
- Conservar fecha de promoción, instructor, estado de transferencia y notas.
- Revisar Promotion History de un estudiante desde su perfil.
- Revisar promociones recientes desde la página Promotions.
- Entender cómo eliminar una promoción afecta la cinta actual del estudiante.
Dónde registrar una promoción
Abre el perfil del miembro estudiante y usa Promote.
La acción Promote abre un formulario para registrar la nueva información de rango del estudiante. Guarda la promoción después de revisar cinta, grado, fecha, campo Promoted By, estado de transferencia y notas.
Campos del registro de promoción
Los registros de promoción pueden incluir:
- Belt Rank: la cinta que se registra para el estudiante.
- Stripe: el número de grados de artes marciales para esa cinta.
- Promotion Date: la fecha de promoción, si se conoce.
- Promoted By: el instructor o persona que promovió al estudiante, si lo registras.
- Transfer Status: si el estudiante llegó con un rango existente.
- Notes: contexto opcional que tu equipo puede necesitar después.
Los grados de cinta son grados de artes marciales. No están relacionados con pagos de Stripe, cobros de estudiantes, suscripciones, Billing Events, Billing Status ni Payment History.
Estudiantes transferidos
Usa la opción de transferencia cuando un miembro obtuvo el rango en otro lugar y lo estás registrando para los archivos de tu academia.
La fecha de promoción es opcional. Esto ayuda cuando no se conoce la fecha exacta de miembros transferidos o importados.
Promotion History
Cada perfil de miembro incluye Promotion History.
Promotion History muestra los cambios registrados de cinta y grado del miembro, incluyendo estado de transferencia, fecha cuando está disponible, información de Promoted By cuando se proporciona y notas cuando existen.
Usa Promotion History cuando necesites entender cómo se construyó con el tiempo el registro de cinta actual de un estudiante.
Página Promotions
Abre Promotions desde la sección Martial Arts para revisar actividad de promociones entre miembros.
La página Promotions muestra registros recientes y enlaces al perfil del miembro relevante. Úsala como vista amplia cuando revisas actividad reciente de rangos en toda la academia.
Ready For Your Review
La página Promotions puede mostrar una sección Ready for your review arriba de los registros recientes de promoción.
Los estudiantes aparecen ahí cuando cumplen tus Promotion guidelines para su siguiente raya o su cinta actual, o cuando un coach los marca para revisión de promoción desde el perfil del miembro. MatAdmin ordena la lista poniendo primero a quienes llevan más tiempo en la cinta actual.
Cada fila muestra estudiante, programa, cinta actual, tiempo en esa cinta y una explicación breve usando tus propios números de guía. Por ejemplo, una fila puede mostrar que un estudiante tiene 72 clases y 14 meses en esa cinta, con tus guías indicadas como 60 clases y 12 meses.
Cuando el siguiente paso del estudiante es una raya con su propia guía, la fila lo indica, por ejemplo "meets your guidelines for 2nd stripe", y los conteos se miden desde la última promoción del estudiante. El botón Review abre entonces el formulario Promote con esa raya ya seleccionada. Puedes cambiarla antes de guardar.
Usa el filtro de programa para enfocarte en un programa. Usa el filtro de estado para ver todas las filas, filas que cumplen tus guías o filas marcadas con flag.
El botón Review abre el mismo formulario Promote que usas desde el perfil del miembro. Tú sigues decidiendo si registras una promoción.
Si no existen Promotion guidelines en ninguna parte, el mensaje vacío te dirige de vuelta a la configuración de Belt Ranks. Si sí existen guías pero no hay estudiantes esperando tu revisión, MatAdmin muestra un mensaje vacío discreto.
Promotion Readiness On Member Profiles
Cada perfil de miembro puede mostrar un panel Promotion readiness.
El panel es por programa. Si un estudiante entrena en más de un programa, cada programa puede mostrar su propia cinta, tiempo en esa cinta, guías y flag de revisión.
Cuando hay guías configuradas para la cinta actual del estudiante, el panel muestra progreso con conteos claros, como "Classes: 31 of 40" y "Time: 7 months of 12 months." Se mantiene como conteos en vez de un medidor calculado.
Cuando la siguiente raya del estudiante tiene su propia guía, el panel nombra la raya hacia la que está midiendo, y los conteos corren desde la última promoción del estudiante en vez de desde la entrada a la cinta.
Si no hay guías configuradas para esa cinta, el panel dice que no hay guías para esa cinta. Si el estudiante está en la parte superior de la jerarquía del programa, el panel también lo indica.
Coach Review Flags
Staff y dueños pueden marcar a un estudiante para revisión de promoción desde el panel Promotion readiness en el perfil del miembro.
Usa Flag for promotion review para agregar el flag. La nota opcional puede capturar lo que el coach quiere que el dueño revise.
Los estudiantes marcados aparecen en Ready for your review en la página Promotions, incluso si no cumplen ninguna guía configurada.
Cuando un estudiante marcado es promovido, MatAdmin borra el flag automáticamente. Usa Remove flag para borrarlo manualmente sin registrar una promoción.
Data To Review Carefully
Promotion readiness depende de los registros que MatAdmin tiene.
Los conteos de clases empiezan cuando el estudiante entró a su cinta actual y solo incluyen asistencia registrada en MatAdmin. Si importaste miembros desde otro sistema, el historial de entrenamiento anterior a MatAdmin no se contará a menos que exista como asistencia registrada en MatAdmin.
Los conteos de clases incluyen todos los check-ins registrados del estudiante, sin importar el programa.
El tiempo en la cinta actual viene del historial de cinta registrado del estudiante cuando MatAdmin lo tiene. Para miembros importados sin historial de promociones, MatAdmin estima el tiempo en la cinta actual desde la fecha de inicio del miembro hasta la primera promoción registrada.
El progreso por raya es más estricto. Solo cuenta desde una promoción registrada en MatAdmin, así que para estudiantes que ya estaban en tu academia antes de que existieran las guías por raya, el seguimiento por raya empieza con la siguiente promoción que registres para ellos. MatAdmin no estima fechas de etapa a partir de registros antiguos, porque un número adivinado presentado como un hecho es peor que ningún número. La guía por cinta sigue funcionando para todos mientras tanto.
Worth A Look
La página Promotions también puede mostrar un panel Worth a look.
Worth a look es un área de observación informativa para revisión del dueño. Usa patrones de entrenamiento informados por asistencia, como un estudiante entrenando con constancia o regresando después de una pausa, para ayudarte a notar registros que quizá quieras revisar.
Worth a look está separado de Promotion guidelines y Ready for your review. No toma decisiones de promoción ni registra promociones para estudiantes. El dueño o instructor todavía decide si debe registrarse alguna promoción.
Eliminar una promoción
Usa eliminar solo cuando un registro de promoción se ingresó incorrectamente o ya no debe formar parte del historial del miembro.
Cuando se elimina una promoción, MatAdmin recalcula la cinta actual del miembro desde la última promoción restante. Si no quedan promociones, se borra la cinta actual del miembro y el número de grados vuelve a cero.
Revisa el perfil del miembro después de eliminar una promoción para confirmar que la cinta actual se vea correcta.
Promociones y cobros son separados
Los flujos de Belt Ranks y promociones son independientes de los flujos de cobros.
Las promociones no dependen de Student Billing, Billing Status, Payment History, Billing Events, Stripe, suscripciones, facturas ni estado de pago.
Usa páginas de cobros para preguntas de pagos y suscripciones. Usa Promotions y Promotion History del miembro para registros de rango de artes marciales.
Errores comunes
- Tratar Worth a look como algo que registra promociones por ti.
- Tratar Ready for your review como una decisión en vez de una lista de revisión.
- Esperar que el historial de entrenamiento importado anterior a MatAdmin aparezca en los conteos de clases.
- Registrar una promoción cuando querías editar la configuración de Belt Ranks.
- Dejar sin marcar el estado de transferencia para un miembro cuyo rango se obtuvo antes de llegar a tu academia.
- Eliminar una promoción sin revisar cómo afectará la cinta actual del estudiante.
- Confundir grados de artes marciales con pagos de Stripe o cobros de estudiantes.
- Usar historial de promociones como reemplazo de historial de asistencia, registros de cobro o estado de membresía.
Cuándo contactar a soporte
Contacta a soporte si:
- Una promoción no se guarda.
- Promotion History no muestra lo que esperabas.
- Una promoción eliminada cambió la cinta actual de una forma que no entiendes.
- La página Promotions o la acción Promote del miembro no carga.
- No sabes si registrar una promoción o actualizar configuración de Belt Ranks.
¿Necesitas ayuda? Contacta a soporte en support@matadmin.app e incluye el nombre de tu academia, el nombre del miembro y una descripción breve del problema de registro de promoción.