Para elegir una fecha de renovación mensual para nuevos alumnos, consulta Día de cobro y primer pago.
Qué te ayuda a hacer
Conecta cobros de pagos de estudiantes para que tu academia pueda preparar flujos de membresía y pago en MatAdmin.
Usa este artículo cuando estés listo para configurar pagos de estudiantes después de que tu flujo básico de clases, estudiantes y asistencia ya funcione.
MatAdmin puede ayudar a dueños a conectar una cuenta Stripe propiedad del gimnasio, iniciar Checkout alojado para estudiantes en planes configurados y abrir un portal de cobros alojado por Stripe para miembros elegibles.
Este artículo trata sobre cobros de pagos de estudiantes. Es distinto de la suscripción propia de MatAdmin de tu academia.
No uses este artículo como asesoría fiscal, legal, de reembolsos, disputas o pagos a tu cuenta.
Para qué lo usan normalmente los dueños de gimnasios
Usa cobros de pagos de estudiantes cuando necesitas:
- Conectar la configuración de pagos que tu academia usa para membresías de estudiantes.
- Conectar una cuenta Stripe propiedad del gimnasio para pagos alojados de estudiantes.
- Confirmar que los cobros de estudiantes están conectados antes de hacer cambios de membresía relacionados con pagos.
- Iniciar Checkout alojado para un miembro en un plan configurado.
- Abrir el portal de cobros alojado por Stripe de un miembro cuando ese miembro ya tiene cobros alojados de estudiante.
- Revisar si un elemento de configuración de pago de estudiante todavía necesita revisión.
- Coordinar con el personal antes de contactar a un estudiante sobre seguimiento de pago.
- Mantener las preguntas de pagos de estudiantes separadas de tu suscripción de MatAdmin.
Antes de empezar
Asegúrate de tener:
- Acceso a la cuenta de dueño de MatAdmin de tu academia.
- Datos precisos de negocio o configuración de pagos.
- Acceso a la cuenta Stripe que tu academia quiere usar para pagos de estudiantes, si planeas usar cobros alojados por Stripe.
- Una idea clara de qué membresías de estudiantes planeas cobrar a través de MatAdmin.
Si todavía estás configurando tu primera clase o lista de estudiantes, termina eso primero. Los cobros de estudiantes son más fáciles cuando el flujo diario del gimnasio ya está claro.
Instrucciones paso a paso
- Inicia sesión en MatAdmin como dueño de la academia.
- Abre Billing y luego Student Payment Options.
- Revisa la sección Gym-owned Stripe account.
- Para crear una cuenta nueva separada, elige Set up a new Stripe account. Para retomar una configuración incompleta, elige Continue Stripe setup. Si quieres usar una cuenta Stripe existente y aparece Use my existing Stripe account, elige esa opción.
- Completa los pasos de onboarding alojados por Stripe para la cuenta Stripe de tu academia.
- Vuelve a MatAdmin y confirma el estado de la cuenta Stripe.
- Revisa una membresía de estudiante antes de hacer cambios de pago más amplios.
Conectar tu cuenta Stripe propiedad del gimnasio
Los pagos de estudiantes procesados con cobros alojados por Stripe van a la cuenta Stripe propiedad de tu gimnasio. MatAdmin no retiene fondos de estudiantes ni gestiona payouts directamente.
En Student Payment Options, MatAdmin muestra un estado de cuenta Stripe:
- Not connected significa que todavía no hay cuenta Stripe propiedad del gimnasio conectada.
- Onboarding pending significa que la configuración empezó, pero el onboarding de Stripe no terminó.
- Ready significa que la cuenta Stripe conectada está lista para configuración de cobros alojados de estudiantes.
- Restricted significa que Stripe necesita más información antes de que la cuenta esté lista.
- Disabled significa que Stripe deshabilitó la cuenta hasta que se resuelvan los requisitos listados.
Si ya usas Stripe, decide si quieres usar esa cuenta existente o crear una cuenta separada para los pagos de MatAdmin antes de empezar. Use my existing Stripe account solo está disponible para gimnasios elegibles. Si no aparece, contacta a soporte antes de crear otra cuenta. Las cuentas controladas por otra plataforma pueden no ser elegibles. Si elegiste la opción de cuenta existente y Stripe te pide crear otra cuenta, detente y contacta a soporte. Conectar una cuenta existente no importa clientes, suscripciones ni historial de pagos.
Para retomar una configuración incompleta, usa Continue Stripe setup desde MatAdmin. Después de volver desde Stripe, actualiza el estado antes de iniciar Checkout alojado para estudiantes.
Qué requiere Hosted Student Checkout
Hosted Student Checkout solo está disponible cuando la configuración de cobros de estudiante está lista para ese miembro y plan.
Antes de iniciar Checkout alojado, confirma que:
- Tu cuenta Stripe propiedad del gimnasio muestre Ready.
- El miembro esté asignado a un plan de cobro alojado para estudiantes.
- Ese plan tenga un Stripe Price mapeado desde tu cuenta Stripe conectada.
- El miembro no tenga ya una suscripción activa de cobro alojado para estudiantes.
Cuando esas piezas están en su lugar, MatAdmin puede iniciar una sesión de Checkout alojada por Stripe para el miembro. Los datos de tarjeta los maneja Stripe y no se guardan en MatAdmin.
Si la configuración de Stripe no está lista, o si el plan del miembro no está mapeado para Checkout alojado, MatAdmin no iniciará Checkout todavía. Termina la configuración de Stripe o revisa el plan de cobros del miembro antes de intentar de nuevo.
Gestionar el portal de cobros de un miembro
Para miembros que ya tienen cobros alojados de estudiantes, el perfil de miembro puede mostrar una acción Manage Billing.
Esto abre una sesión del portal de cobros alojado por Stripe para ese miembro. El dueño inicia esta acción desde MatAdmin en nombre del miembro, y Stripe maneja la página de gestión de cobros.
La acción Manage Billing solo está disponible cuando el miembro ya tiene cliente y suscripción de Stripe desde cobros alojados de estudiante. Si esos registros todavía no existen, usa el estado de pago y el historial de cobros del miembro para decidir el siguiente paso.
Cambiar el plan de un miembro
Cuando un miembro tiene una suscripción de Stripe guardada, el campo de plan normal en Edit Member está bloqueado. Esto evita que el registro de membresía cambie sin la acción de cobro correspondiente en Stripe.
Para cambiar el plan:
- Abre el registro del miembro como dueño.
- Abre el menú Actions y elige Change plan.
- Elige cualquier otro plan activo.
- Lee la consecuencia de cobro que aparece en la confirmación.
- Elige el botón de confirmación descriptivo.
Cualquier cambio de plan que conserve los cobros de Stripe debe usar el mismo intervalo de cobro y la misma cantidad de intervalos que la suscripción actual de Stripe. Por ejemplo, cada mes y cada tres meses son distintos. Stripe revisa la suscripción al confirmar y rechaza una frecuencia distinta sin cambiar el plan. Para cambiar de un plan pagado en línea a otro plan pagado en línea, el plan cambia de inmediato, sin prorrateo ni cobro ese día. Si la suscripción se renueva, su fecha de renovación no cambia y el nuevo precio se cobra en esa renovación.
Para cambiar de una suscripción de $0 a un plan pagado en línea, Stripe cobra la tarjeta guardada de inmediato y restablece la fecha de cobro a ese día. Cualquier prueba gratuita termina de inmediato.
Una cancelación programada se mantiene. La suscripción no se renueva a menos que se quite esa cancelación en Manage billing.
Cambiar a un plan manual, de pago externo o de $0 cancela la suscripción de Stripe de inmediato. MatAdmin no emite un reembolso por el tiempo restante del período de cobro. Un plan de destino de $0 no abre Checkout.
Si Stripe no tiene una tarjeta predeterminada válida, usa Manage billing para agregar la tarjeta predeterminada en el portal de Stripe y luego vuelve a intentar el cambio de plan.
El plan de destino seleccionado permanece en el diálogo después de un error para que puedas reintentar. Si el mensaje dice Stripe changed, MatAdmin did not save. Try again., vuelve a intentar el mismo plan. La página del miembro también muestra una advertencia cuando Stripe indica una suscripción cancelada pero el miembro todavía tiene un plan en línea. Elige de nuevo el plan manual o gratuito previsto para completar el guardado en MatAdmin.
Qué debería pasar después
MatAdmin debería mostrar si la cuenta Stripe propiedad del gimnasio está lista, todavía en revisión o necesita más información.
Cuando los cobros de estudiantes estén listos, usa los registros de membresía con cuidado. Una actualización de membresía y una acción real de pago pueden no ser lo mismo.
Revisar Billing Events
Después de conectar cobros de estudiantes, MatAdmin puede mostrar Billing Events para actividad reciente de pagos de estudiantes. Usa Billing Events cuando necesites contexto operativo sobre actualizaciones de pago, pagos fallidos o elementos que requieren revisión.
Billing Events son informativos. Ayudan a tu equipo a entender qué puede necesitar atención, pero no reemplazan revisar el registro del estudiante ni contactar a soporte cuando un estado de pago no está claro.
Errores comunes
- Configurar cobros de estudiantes antes de que clases y registros de estudiantes sean utilizables.
- Intentar iniciar Checkout alojado antes de que la cuenta Stripe muestre Ready.
- Esperar que el portal de cobros del miembro aparezca antes de que el miembro tenga una suscripción alojada.
- Intentar cambiar un plan con suscripción mediante Edit Member en vez de Change plan.
- Intentar cambiar una suscripción pagada en línea entre intervalos de cobro distintos en un solo paso.
- Esperar un reembolso al mover un miembro a un plan manual, de pago externo o de $0.
- Asumir que un cambio de membresía guardado siempre cambia un pago fuera de MatAdmin.
- Adivinar datos de negocio o bancarios.
- Tratar tiempos de payout, disputas, reembolsos o impuestos como ajustes de MatAdmin.
- Hacer cambios de pagos de estudiantes de memoria cuando el estado de membresía no está claro.
Cuándo contactar a soporte
Contacta a soporte si:
- Los cobros de estudiantes no aparecen conectados después de terminar el flujo de configuración.
- MatAdmin pide información que no entiendes.
- El estado de pago o membresía de un estudiante se ve distinto a lo esperado.
- No sabes si un cambio afecta un pago real.
¿Necesitas ayuda? Contacta a soporte en support@matadmin.app e incluye el nombre de tu academia y una descripción breve del problema.
No envíes datos bancarios, números completos de tarjeta, contraseñas ni enlaces privados de inicio de sesión en un mensaje de soporte.